入居者さんからクレームが絶えないんだ…。
その前に、トチ尾君「やるべきこと」はきちんとしたかな？
実は、管理会社さんを変更する際には注意点があるんだ…。
実は、それを怠ってしまうと
せっかく管理会社さんを変更しても、空室だらけになってしまう可能性があるの…。
今回は、「管理会社さん側と話し合いの場を持つこと」を怠ってしまった際に「陥りがちな罠」と
その円満な解決策についてまとめていくね！
なぜ管理会社さん側と話し合いの場を持つ必要があるの？
管理会社さんを変更する際、現状になにか不満があるにしろ
今までお世話になって来た管理会社さんにどのような対応を取るべきなのか悩みますよね。
とりわけ、管理会社さんはそんなに頻繁に変更するようなものではないからこそ、
緊張してしまって焦ってしまうことも多いかと思います。
その上で、なぜ現在管理業務を依頼している管理会社さん、
及び担当の方ときちんと話し合う場を持たなくてはいけないのか一度考えてみましょう。
実は、それを怠ってしまうと大きな罠に陥りかねないからです。
しかし、悪循環に呑まれない為に対策を打つことは可能です。
その方法を説く前に、まずは、
管理会社さんや担当の方との「話し合い」を怠ってしまって、
そのまま新しい管理会社さんに変更してしまった際に陥りがちな罠を見ていきましょう。
話し合いを怠ってしまうと「空室問題」にも影響が出る！？
上記では、今までお世話になった管理会社さんとの話し合いの場を持たなくては、
危険であるということをお話しましたね。
一体、どのような点で問題が出るのかと言うと
今後のマンションの「集客率」においてです。
実は管理会社さんを変更した後も、
以前業務を依頼していた管理会社さんと将来永劫関わりがなくなる
と言ってしまえば嘘になってしまいます。
新しい管理会社さんへの引継ぎの際にはもちろんのこと、
以前お世話になっていた管理会社さんが客付けも行っているのであれば、
自身の物件に入居者様がまた集えるか否かも問題になってきます。
そこで、管理会社さんを変更する際に、
以前の管理会社さんに話し合いの場や、猶予を与えず、一方的に関係を切ってしまった場合、
お部屋をお探しの方との条件がマッチしていたとしても
オーナー様の物件が紹介されない…など不当に扱われてしまう可能性も否めません。
そのような行為は、管理会社さん側も、入居者様も、オーナー様も
誰一人として得をするような事ではないことは明白です。
そのように誰も幸せにならない事態を引き起こさないためにも、
以前の管理会社さんとオーナー様がきちんと向き合った事実がなくてはいけないのです。
もしも僕があのまま話し合いの場を持つことなく変更してたらって考えるとゾワッとしてきたよ
一方的な進行はおすすめできないよ…！
円満な解決策はある？
今後のオーナー様自身の為に、
そのようなことが起きないように対策を取ることは可能です。
それは、やはり何度も言うように、
「管理会社さんや担当の方と話し合いを交わす」ことですが
話し合いの場の持ち方にも重要なメゾットがあります。
今回は、そのメソッドを特別にお話いたしますので、
管理会社さんを円満に変更したいとお考えのオーナー様は、
是非参考にしてください。
現状を把握し、どのような点が不満なのかを明確にする
まずは何より、
「オーナー様がどのような点で管理会社さんに不満を感じているのか」
を明確にし、言語化するところから始めましょう。
単に「業務内容に不満があります」と言うだけでも、もしかしたら何かの変化を期待できる場合もございますが、
それは相当レアなケースです。
殆どの場合、
「どのような点で、どのような状況における、何に対して不満を感じている」
というような伝え方でなくては、変化を促すことは難しいでしょう。
状況説明が難しいと感じた場合は写真を撮ってしまうのも手ですが、
管理会社さんや担当の方の神経を逆なでしてしまう可能性や
お互いの信頼関係に傷が付いてしまう可能性が高いのであまりおすすめはできません。
その上で、担当の方と対面して話し合う機会を作る
管理会社さんに改善して頂きたいと考える点をまとめることができたら、
次はやっと管理会社さん、あるいは担当の方とのお話の場を持つ場面です。
オーナー様の「対面で会って話したい」という言い分をはぐらかしたり、
そもそもきちんとした対応を取っていただけないようであれば
電話越しでも構いませんが、ベストはやはり顔と顔を合わせた話し合いです。
この場でも、感情的になることは控え、
なるべく論理的に相手に不満を感じている旨を伝えてみましょう。
オーナー様が感情的になりすぎてしまうと、
管理会社さん側にも熱が入ってしまい、不毛な議論に終わってしまう可能性があります。
きちんと取り持っていただけないような態度を取られてしまっても、
怒りをぶつける為ではなく、管理会社さんに変化を求める為の話し合いだ
ということを忘れず、冷静に対応しましょう。
変化が感じられるまでの猶予を与える
不満がきちんと管理会社さん側に伝わり、
その上、「改善して行きます」と管理会社さん側から謝罪を頂いたとします。
しかし、そのままで話し合いを終了してしまうのはあまりよろしくありません。
何故なら、辛辣な事を言ってしまうようですが、
口だけでは何とでも言えてしまう方がいることは否定できないからです。
悲しいかな、管理会社さんに対するオーナー様の改善の要求を
「クレーム」と捉える方も多く見受けられます。
そのような方々は、オーナー様の要求を聞かず、
オーナー様の怒りをどのように納めるかに目を向けている場合が多いです。
そのような場合、管理会社さんの変更を考えるほど
オーナー様が今まで辛い思いをしてきたならなおのこと
「３か月後までに変化が見られないようであれば、管理会社さんを変更することを視野に入れる」
など、条件付けを行い、言葉でなく態度で見せてもらうことが何よりも重要です。
その言葉があると、
話し合いの場においてもきちんとオーナー様と向き合っていない管理会社さんに対してでも
責任を投げかけることができるのです。
期間中、担当の方の改善が見られるか観察する
例えば、上記のように管理会社さんとの話し合いの場で、
「３か月で変化が見られない場合は、管理会社さんの変更を考える」と通達したとします。
実際に、その期限中にどのような変化が見られたか、
少しお手数かもしれませんが紙などに記しておきましょう。
変化が見られる場合
もしそこで本当に変化が見られ、以前抱いていた不満が改善された場合は
そのままその管理会社さんにお世話になるも良し、
まだ信頼できないようであればもう少し期限を延ばして観察してみるも良しです。
もし期間を延ばすのであれば半年など長い期間にするのがおすすめです。
何故なら、数か月のことであれば初めの緊張感が持続して丁寧な対応をするけれど、
半年ともなると後半でダレて手を抜いてしまう方も多く存在するからです。
その場合、緊張感があってもなくても、
高クオリティで対応してくださる管理会社さんを探してしまうのが吉です。
変化が見られない場合
話し合いや変化の猶予を与えても、
全く改善の余地がない管理会社さんも残念ながら見受けられます。
その場合は、一応期日まで待ち、
その後管理会社さんを変更する旨を伝えましょう。
そのようなプロ意識の薄い管理会社さんにそれ以上期待するだけ、
オーナー様の時間とお金の無駄になってしまいます。
まとめ
オーナー様に親身に寄り添ってくれる管理会社さんを探す方がおすすめだよ！
僕自身も責任のある行動をとらなきゃいけないと気づいたよ！
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